correspondencia interna memorandum.

Aviso de Vencimiento

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural de solicitarse al ser denegada su petición.

ESQUEMA:

a) Alude a la carta de solicitud de prórroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prórroga.

d) Saluda invocando comprensión.

Denegación de Prorroga

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural de solicitarse al ser denegada su petición.

ESQUEMA:

a) Alude a la carta de solicitud de prórroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prórroga.

d) Saluda invocando comprensión.

Concesión de Prorroga

Esta carta se envía cuando el acreedor está convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son verdaderas y que el está en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

ESQUEMA:

a) Se aceptan las razones expresadas por el deudor.

b) Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otros.

c) Expresión de mesurada buena voluntad.

Solicitud de Prorroga

a) Precisar situación económica que se atraviesa.

b) Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda.

c) Agradecer anticipadamente el servicio.

Carta de Justificacion

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable de los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer  al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

ESQUEMA

a) Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa vendedora.

b) Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c) Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d) Expresiones amables que mejoren las relaciones.

Carta de Explicacion

La actual comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello, estas requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido (aquí el cliente tiene la razón).

ESQUEMA:

a) Aceptación de la queja.

b) Explicación del error cometido.

c) Proposición de arreglo inmediato.

d) Expresión de pesar por los errores.

e) Señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.