correspondencia interna memorandum.

Aviso de Vencimiento

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural de solicitarse al ser denegada su petición.

ESQUEMA:

a) Alude a la carta de solicitud de prórroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prórroga.

d) Saluda invocando comprensión.

Denegación de Prorroga

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural de solicitarse al ser denegada su petición.

ESQUEMA:

a) Alude a la carta de solicitud de prórroga.

b) Acepta argumentos del deudor.

c) Señala impedimento para conceder la prórroga.

d) Saluda invocando comprensión.

Concesión de Prorroga

Esta carta se envía cuando el acreedor está convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son verdaderas y que el está en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

ESQUEMA:

a) Se aceptan las razones expresadas por el deudor.

b) Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otros.

c) Expresión de mesurada buena voluntad.

Solicitud de Prorroga

a) Precisar situación económica que se atraviesa.

b) Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda.

c) Agradecer anticipadamente el servicio.

Carta de Justificacion

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable de los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer  al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

ESQUEMA

a) Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa vendedora.

b) Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.

c) Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.

d) Expresiones amables que mejoren las relaciones.

Carta de Explicacion

La actual comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello, estas requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido (aquí el cliente tiene la razón).

ESQUEMA:

a) Aceptación de la queja.

b) Explicación del error cometido.

c) Proposición de arreglo inmediato.

d) Expresión de pesar por los errores.

e) Señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Carta de Recepcion

Por medio de esta comunicación, el comprador expresa al  vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando también las obligaciones estipuladas en la cotización.

Igualmente, en esta carta es posible el envío de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías. En este caso es conveniente certificar la carta, para asegurar la recepción de los valores.

ESQUEMA:

a) Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas.

b) Especificar forma de pago.

c) Señalar envío de documentos en cancelación.

Carta de Remision

Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envío del pedido al comprador.

ESQUEMA:

a) Alusión a la carta de pedido.

b) Fecha y forma de envío.

c) Referencia de los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar).

d) Solicitud de envío de valores (cheques, letras, entre otros).

Carta de pedido

Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de compra de parte del cliente, quien acepta las condiciones establecidas en la cotización.

ESQUEMA:

a) Alusión a la carta de cotización.

b) Orden de despacho.

c) Indicación de la forma de pago.

Carta de Cotizacion

Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado. Su tono debe ser amable para lograr, en definitiva, la venta de la mercadería.

ESQUEMA:
a) Alusión a la carta de consulta.
b) Descripción detallada del producto: cantidad y forma de envío.
c) Precios y condiciones de pago.
d) Fecha del despacho.
e) Incitación a la compra.

Carta de consulta

Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios más convenientes y mejores condiciones de pago.

ESQUEMA:

a) Alusión a la oferta si la hubiere.

b) Motivo que origina la consulta.

c) Especificaciones del producto.

d) Solicitud de precios y condiciones de pago.

e) Plazo de la recepción.

Informe

Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jerarquía superior.
El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. También incluye la opinión unánime y justa del lector, avalada por la capacidad y conocimiento que éste tiene.

ESQUEMA:
a) Membrete.
b) Palabra "INFORME" y N°.
c) Fecha.
d) Referencia.
e) Vocativo.
f) Introducción (referencias a la petición del informe).
g) Texto de la Información constituida por párrafos enumerados.
h) Conclusiones.
i) Sugerencias.
j) Frase final de despedida.
k) Nombre, cargo y firma del informante.
l) Iniciales de responsabilidad.
m) Inclusos (si los hubiese).

Certificado

Sirve para acreditar un hecho que le consta al emisor. Se emplea generalmente para dar a fe de hechos civiles como nacimiento, supervivencia, matrimonio, salud, antecedentes, estudios, entre otros.

ESQUEMA:

Encabezamiento
a) Membrete
b) Sección o departamento e iniciales de responsabilidad.
c) Palabra "CERTIFICADO"
d) Número de orden.

Cuerpo o Texto
a) Nombre, cargo y firma de la autoridad que extiende el documento.
b) Hecho que se atestigua.

Final
a) Finalidad (propósito) del documento.
b) Fecha.

Curriculum Vitae

Es la relación de los antecedentes personales, académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológicamente, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia.
Habitualmente, el Curriculum Vitae se adjunta a la carta de empleo.

Carta de Empleo

Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo, su objetivo principal es "obtener una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos".

Estas comunicaciones se originan debido a:

A. Avisos publicados en diarios o revistas.

B. Información de personas cercanas a la institución que requiere personal.

C. Iniciativa del interesado que desea trabajar en una Empresa determinada.

ESQUEMA:

a) Lugar y fecha.

b) Dirección interior.

c) Vocativo.

d) Introducción: señalando el medio por el cual se informó de la vacante.

e) Mensaje: ofreciendo sus servicios. Indica sus cualidades personales y profesionales. Señala estudios realizados.

f) Antecedentes: adjunta las fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje.

g) Despedida: frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es "obtener una entrevista personal" 

Carta de Demanda

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por las vías normales.

Es evidente que el envío de una deuda o cobranza judicial requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.

Muchas empresas evitan, de alguna forma, tener que recurrir a este tipo de correspondencia.

ESQUEMA:

a) Referencia a las cartas de cobranza anteriores.

b) Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.

c) Comunicar envío de los antecedentes al Departamento Jurídico de la empresa para efectuar la cobranza judicial.

Cobranza Enérgica

Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

ESQUEMA

a) Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.

b) Dejar la constancia de la descortesía en NO dar respuesta a las cartas de cobro.

c) Dar un corto plazo de cancelación.

d) Amenazar con envío a cobranza judicial.

Invocatoria de Cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.

Esta misiva debe redactarse con gran tacto procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una da la que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.

ESQUEMA:

a) Denota sorpresa por la deuda impaga.

b) Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.

c) Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes a futuro.